AI-strategie voor het mkb, beginnen bij het werk en niet bij de tool

Zoek het informatiewerk

Vrijwel elk bedrijf heeft werk dat neerkomt op informatie verplaatsen: offertes samenstellen uit eerdere offertes, verslagen maken, aanvragen beoordelen, gegevens overtypen tussen systemen, klantvragen beantwoorden die al eerder zijn beantwoord. Dat is het domein waar de kosten het snelst dalen.

Maak het concreet. Hoeveel uur per week, tegen welk tarief, met welke doorlooptijd. Een AI-plan zonder die getallen is een gevoel, en gevoelens zijn slecht te prioriteren.

Kies smal en diep

De verleiding is om overal iets te proberen. Het resultaat is meestal tien halve oplossingen die niemand onderhoudt. Twee processen die van begin tot eind opnieuw zijn ingericht leveren aantoonbaar meer op dan tien pilots, omdat pas bij volledige herinrichting de oude route verdwijnt.

Organiseer de controle vooraf

Een model levert een waarschijnlijk antwoord. In sommige processen is dat prima, in andere is een fout duur. Bepaal per proces wat de kosten van een fout zijn en hoeveel controle daarbij past. Soms is dat een steekproef, soms een tweede paar ogen op elk stuk, soms mag het model alleen voorbereiden en niet verzenden.

Die afweging is dezelfde die je maakt bij het delegeren van werk aan een nieuwe medewerker, en het is nuttig om er zo naar te kijken. Meer daarover in AI is geen software.

Beslis vooraf wat je met de tijd doet

Dit is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt en het meest bepaalt of er rendement ontstaat. Er zijn drie opties: dezelfde omzet met minder mensen, meer omzet met dezelfde mensen, of hetzelfde werk in kortere doorlooptijd als onderscheidend punt. Alle drie zijn verdedigbaar, maar ze vragen andere besluiten. Wie niet kiest, krijgt de vierde optie: de tijd verdwijnt in ander werk en niemand merkt er iets van. Hoe je dat doorrekent staat in rendement op AI.

Veelgestelde vragen